Bei der Errichtung macht das Bauamt Auflagen und ordnet regelmäßige Prüfungen an welche aber ein Sachverständiger durchführt. Das Amt macht keine Prüfungen. Selbst der vorbeugende Brandschutz wird nicht tätig, auch nicht wenn Mängel gemeldet werden. Es ist alles die Obliegenheitspflicht des Eigentümers. Es ist alles eine Frage der Haftung und haften tut der Eigentümer.

Das wichtigste kann man in der Versammlungstsättenverordnung des betreffenden Bundeslandes nachlesen.

Mal am Beispiel von Bayern (in den meißten Bundesländern ähnlich aber ggf in Detail anders.)

1. In den Versammlungsstättenverordnungen steht nirgends was von Eigentümer, Pächter, Nutzer... es wird nur vom Betreiber gesprochen. Und dieser ist für den sicheren Betrieb der Versammlungsstätte verantwortlich (z. B. §38 VStättV Bayern). Einen Teil seiner Aufgaben kann der Betreiber auf einen Veranstaltungsleiter weitergeben. Wer welche Rolle spielt, sollten die Beteiligten vor Ort untereinander klären und am besten schriftlich festhalten. Je nach den privatrechtlichen Regelungen (z. B. Pachtvertrag) sind verschiedenste Varianten möglich.

2. In Bayern hat die Bauaufsicht Versammlungsstätten alle 3 Jahre zu prüfen (§46 (3) VStättV) und dabei auch zu überwachen, ob die Betriebsvorschriften der VStättV eingehalten werden und die Prüfungen sicherheitstechnischer Anlagen erfolgt sind.

Nicht Haustechnik (z. B. Heizung oder allg. Elektroinstallation) sondern die in der Baugenehmigung / im genehmigten Brandschutzkonzept geforderte Sicherheitstechnik nach SPrüfV. z. B. Sprinkler, Brandmeldeanlage, Sicherheitsbeleuchtung usw. ggf auch ob Nachrüstverpflichtungen umgesetzt wurden. Die tatsächliche Funktion / Wirksamkeit müssen (vom Betreiber zu beauftragende) Fachleute prüfen, je nach Anlage manchmal die Fachfirma, manchmal der Prüfsachverständige. Dies ist in der SPrüfV geregelt.

3. Die Eignung wird im Genehmigungsverfahren geprüft, eher nicht bei der Wiederholungsprüfung. Wenn aber eine genehmigungsabweichende Nutzung festgestellt wird (Änderung Gastplatzzahl, Nutzungskonzept usw) , kann dies die Behörde durchaus aufgreifen.

4. Die Prüfung findet i.d.R. als Ortsbesichtigung statt, bei der oft auch die Feuerwehr / Brandschutzdienststelle (z. b. für die Feuerbeschau), Gewerbeaufsicht (Arbeitsschutz) und Ordnungsamt / Gaststättenabteilung (Gaststättenrecht, Sicherheitsdienst usw) teilnehmen. Manchmal auch weitere Stellen. Dabei wird z. B. geprüft, ob Rettungswege freigehalten sind, ob die Bestuhlung dem genehmigten Plan entspricht und ob der Betreiber die Nachweise der durchgeführten Prüfungen "griffbereit" hat. Meißt werden auch die angrenzenden Bereiche / Bauteile / Nebenanlagen mit geprüft.

Im Detail kann es je nach Sachbearbeiter, örtlicher Zuständigkeit usw. Unterschiede geben.